Privacyverklaring

Versie 24 mei 2018

Om jou verder te kunnen helpen met je conflict hebben wij een aantal persoonlijke gegevens van je nodig. Wij zullen jouw gegevens zo zorgvuldig mogelijk behandelen. In deze privacyverklaring kun je lezen hoe wij omgaan met de gegevens die wij verzamelen. Wij beschrijven hoe wij de gegevens verzamelen, hoe deze worden opgeslagen, waarvoor ze worden gebruikt en hoe lang we deze informatie bewaren. Daarnaast vind je hier ook al jouw rechten met betrekking tot jouw gegevens en hoe je gebruik kunt maken van die rechten.

gecertificeerdemediators.nl

De privacy verklaring die je nu aan het lezen bent is van de gecertificeerdemediators.nl, onderdeel van Codator b.v.  Wij zijn een bemiddelingsbureau voor mediators. We kunnen je advies kan geven bij conflicten. Daarnaast kunnen wij je doorverwijzen naar een goede mediator om je verder te helpen. 

Om jou te kunnen voorzien van goed advies hebben we de nodige gegevens van je nodig. Het is voor jou goed om te weten wat hier mee gedaan wordt. Daarover gaat deze verklaring.

Heb jij vragen of opmerkingen over het gebruik van jouw gegevens, neem dan gerust contact met ons op!

Gecertificeerde Mediators

Catharijnesingel 55

3511 GD Utrecht

085-8081 499

Welke gegevens verzamelen wij?

Om je te kunnen helpen en in contact te brengen met een juridisch specialist hebben wij een aantal persoonsgegevens nodig. Deze gegevens gebruiken wij om contact met je op te nemen. Het gaat om de volgende gegevens:

• Naam
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Adresgegevens

Daarnaast noteren wij een korte samenvatting van jouw kwestie, zodat de specialist weet waar het over gaat.

Waar gebruiken wij deze gegevens voor?

Aanvraagformulier of terugbelverzoek

Op onze websites kun je een aanvraagformulier invullen of een terugbelverzoek versturen. Hierin laat je je naam, e-mailadres en telefoonnummer achter. Daarnaast kun je op het aanvraagformulier een toelichting geven. Als zo’n formulier bij ons binnenkomt nemen wij aan de hand hiervan contact met je op. Na ons telefonische gesprek sturen wij je nog een e-mail met onze gegevens, zodat je altijd weer contact met ons kunt opnemen als dat nodig is.

Social media

Het is ook mogelijk om contact met ons op te nemen via social media. Je hebt hierbij meteen contact met een van onze medewerkers. Online word je zaak besproken. Is er verdere hulp nodig, dan zal de medewerker je gegevens vragen en deze in ons systeem zetten.

Doorverwijzing specialist

Blijkt uit ons gesprek dat de hulp van een specialist nodig is en geef je aan gebeld te willen worden door de specialist, dan zullen we je nog wat extra gegevens vragen. Aan de hand van jouw adres kunnen wij namelijk kijken welke specialist er het dichtst bij jou in de buurt zit. Jouw complete NAW-gegevens en contactgegevens sturen wij vervolgens, samen met een samenvatting van jouw kwestie, naar de specialist. Ook hierna ontvang je van ons een mail met alle gegevens van het kantoor dat contact met je zal opnemen. Binnen een werkdag zal de specialist contact met je leggen om te bekijken wat ze voor je kunnen doen. Hebben wij je in contact gebracht met één van onze specialisten, dan zullen wij op een later tijdstip nog even contact opnemen om te horen of je tevreden was over de dienstverlening. Dit gaat door middel van een klanttevredenheidsonderzoek per mail. Vul je deze niet in, dan zal een van onze medewerkers telefonisch nog even contact opnemen om te horen of alles goed is gegaan.

Klanttevredenheidsonderzoek

Hebben wij je in contact gebracht met een van onze specialisten, dan ontvang je na negen weken per mail een klanttevredenheidsonderzoek. Dit doen wij om de kwaliteit van onze dienstverlening en die van onze specialisten in de gaten te houden. Het invullen van dit onderzoek is vrijwillig. De ingevulde onderzoeken worden alleen intern gebruikt. Zonder jouw toestemming zullen wij hierover ook geen contact opnemen met de betreffende specialist. Wil je juist graag dat jouw klantervaring op onze site wordt geplaatst, dan kun je dit op het formulier aangeven. Hiermee geef je toestemming om jouw reactie te plaatsen.

Klantervaringen

Wij plaatsen regelmatig klantervaringen. Dit zijn korte verhaaltjes van klanten die vertellen hoe zij onze dienstverlening hebben ervaren met hierbij een korte beschrijving van de situatie. Voor wij dit plaatsen zullen wij je hier altijd toestemming voor vragen. In sommige gevallen wordt de naam vermeld, maar anoniem plaatsen is ook een mogelijkheid.

Het versturen van nieuwsbrieven

Op onze websites kun je ook aangeven dat je onze nieuwsbrieven wil ontvangen. De nieuwsbrieven zijn vooral gericht op kennisdeling. Om je hiervoor in te schrijven hoef je alleen je e-mailadres achter te laten. Heb je je mailadres achtergelaten, dan ontvang je periodiek onze nieuwsbrief. Wil je de nieuwsbrief niet meer ontvangen, dan kun je je onderaan de nieuwsbrief uitschrijven.

Analytics

Onze websites verzamelen ook tal van gegevens om onze sites te kunnen verbeteren. Dit doen wij via Google Analytics en gebeurt door middel van cookies. Al deze gegevens zijn anoniem en op geen enkele manier gebonden aan jouw persoonlijke gegevens. Het gaat dan bijvoorbeeld over de pagina’s die zijn bezocht en hoe lang je op onze site bent geweest. Lees hier meer over in ons cookiestatement.

Alle gegevens worden alleen verwerkt met jouw uitdrukkelijke toestemming of omdat de verwerking noodzakelijk is om jou in contact te brengen met een specialist die je verder kan helpen.

Wie ontvangen jouw gegevens?

Als je jouw gegevens bij ons achterlaat worden deze door een aantal partijen verwerkt en beheerd. Hier staan alle partijen op een rij:

Landelijke servicedesk

Vul je een formulier in op onze website, dan komt dit binnen in het LMS-systeem (klantensysteem) van onze landelijke servicedesk, die wordt beheerd door de Nationale Adviesbalie. Hier worden de gegevens opgeslagen en behandeld door onze medewerkers. Benader je ons via social media, dan heb je direct contact met een van onze medewerkers. Is er verdere hulp nodig, dan noteren zij jouw gegevens in ons systeem.

Samenwerkende mediators

Verwijzen wij je door naar een van onze specialisten, dan sturen we met jouw toestemming jouw gegevens door naar deze partij. Zij ontvangen een geanonimiseerde e-mail van waaruit zij in onze beveiligde LMS omgeving jouw gegevens kunnen ophalen. Zij hebben vervolgens hun eigen privacy reglementen en systemen. Een overzicht van de mediators waar wij mee samenwerken vind je hier.

Opslagperiode

Laat je bij ons je gegevens achter, dan zullen we deze bewaren. Maar nooit langer dan nodig voor het uitvoeren van onze activiteiten, tenzij we jouw gegevens van de wet langer moeten bewaren.

Aanvraagformulier of terugbelverzoek

Doe je bij ons een aanvraag voor advies of vul je een terugbelverzoek in, dan komen jouw gegevens in ons systeem te staan. Wij bewaren deze gegevens één jaar, zodat we jouw gegevens er altijd weer bij kunnen zoeken als dit nodig is. Hierna worden alle gegevens verwijderd. Word je via de chat/app of via social media in contact gebracht met één van onze specialisten, dan geldt hetzelfde.

Nieuwsbrieven

Heb je je ingeschreven voor één van onze nieuwsbrieven, dan worden je gegevens opgeslagen in Mailchimp. Deze opslag is voor onbepaalde tijd. Je kan je uitschrijven wanneer je wilt via een link onderaan de nieuwsbrieven.

Klanttevredenheidsonderzoeken en klantervaringen

Vul je het klanttevredenheidsonderzoek in, dan wordt dit gekoppeld aan jouw gegevens in ons systeem. Op het moment dat na een jaar jouw gegevens worden verwijderd, dan geldt dit ook voor het ingevulde klanttevredenheidsonderzoek. Hebben we met jouw toestemming een klantervaring op onze website geplaatst, dan blijft deze maximaal 5 jaar op onze site staan. Wil je jouw klantervaring eerder laten verwijderen, neem dan even contact met ons op.

Analytics

De gegevens die Google Analytics op de website verzameld zijn anoniem en zijn dus niet verbonden aan jouw naam of e-mailadres. Google Analytics bewaart deze gegevens voor onbepaalde tijd.

Beveiliging

De gegevens die wij van jou krijgen zijn vertrouwelijk. Wij gaan hier dan ook zo zorgvuldig mogelijk mee om. Daarom hebben wij ook de nodige beveiligingsmaatregelen getroffen zowel op technisch als organisatorisch gebied.

Zo worden jouw persoonsgegevens nooit geprint en worden alle gegevens beheerd in goed beveiligde systemen en software, die allemaal beveiligd zijn met een wachtwoord. De ruimtes waar je gegevens worden opgeslagen zijn beveiligd en onze websites zijn beveiligd met het SSL-certificaat. Dit kun je zien door het slotje voor onze URL in je browser.

Verplichte gegevens

Wij verwerken persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang. Dit betekent dat wij zonder jouw gegevens weinig voor je kunnen doen. Op de formulieren op onze sites moet je dan ook een aantal gegevens verplicht invullen. Wil je de nieuwsbrief ontvangen? Dan kan dit alleen als je je mailadres achterlaat. Wil je dat we je bellen voor telefonisch advies, dan hebben we wel je telefoonnummer nodig. Wij letten erop dat wij de minimale benodigde gegevens van je vragen. Wil je deze niet achterlaten, dan kunnen we je verder niet helpen.

Is er een specialist nodig, dan zullen wij jouw gegevens met deze andere partij moeten delen. Dit zullen we altijd eerst met jouw bespreken. Daarnaast ontvang je van ons ook een mail met de gegevens van de betreffende specialist. Zo weet je precies met wie wij jouw gegevens hebben gedeeld.

Is het wettelijk vereist, dan behouden wij ons het recht voor de gegevens te openbaren. Dit bijvoorbeeld om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces. Ook hierbij zullen wij altijd jouw recht op privacy zoveel mogelijk respecteren.

Jouw rechten

Natuurlijk heb jij ook bepaalde rechten. Hier al jouw rechten op een rijtje.

Recht op inzage

Je hebt altijd het recht om jouw gegevens die hier zijn vastgelegd bij ons op te vragen. Dit kun je doen door ons te mailen of te bellen. Wij sturen je dan een overzichtje van jouw gegevens.

Recht op rectificatie

Klopt er iets in jouw gegevens niet? Of zijn je gegevens veranderd? Dan heb je het recht op rectificatie. Wil je iets laten aanpassen, dan kun je het aan ons laten weten. Wil je het mailadres voor de nieuwsbrieven aanpassen? Dan kan dat via de daarvoor bestemde URL onderaan de nieuwsbrief.

Wissen van gegevens

Wil je niet dat jouw gegevens in ons systeem blijven staan, dan kun je dit bij ons aangeven. Wij zorgen dan dat jouw gegevens worden gewist.

Overdracht

Heb jij gegevens nodig die bij ons staan opgeslagen en heb je deze nodig bij de overstap naar een andere partij of dienst, dan heb je recht op overdracht. Wij kunnen dan al jouw gegevens overdragen aan de andere partij.

Stop gegevensgebruik

Wil je niet dat gecertificeerdemediators.nl jouw gegevens gebruikt? Dan heb je het recht op het stoppen van het gebruik van jouw persoonsgegevens.

Klacht

Ben jij van mening dat Codator niet op de juiste manier met jouw gegevens omgaat? Dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens.
Wil je gebruik maken van één van deze rechten, dan kan dit via info@gecertificeerdemediators.nl. Wij hebben dan wel een kopie van jouw identiteitsbewijs nodig. Hierbij kun je de pasfoto, het id-bewijsnummer en het BSN onleesbaar maken. Wij proberen binnen een week op jouw verzoek te reageren.

Wijziging van deze verklaring

Codator behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Wij raden je aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat je altijd van de inhoud van de privacyverklaring op de hoogte bent.

Hopelijk is met deze privacy verklaring alles duidelijk. Heb je toch nog vragen? Neem dan gerust even contact met ons op.

Gecertificeerde Mediators
Catharijnesingel
3511 GB Utrecht
085-8081 499